En la integración WhatsApp Zoho CRM empezamos por una pregunta: si vuelve a escribir un cliente conocido, ¿quién debe atenderlo? Diseñamos el reconocimiento del registro y el reparto de trabajo para que una nueva consulta no oculte una oportunidad que ya tenía responsable.
Acordamos qué información sirve para localizar una ficha existente y qué hacer si el número coincide con varios registros. Un teléfono compartido por una empresa necesita un criterio de revisión; no basta con dar por hecho quién está escribiendo.
La persona que atiende hoy la bandeja puede ser distinta de quien lleva la oportunidad. Definimos cuándo se mantiene el propietario comercial y cuándo se deriva el trabajo a otro compañero. Esa decisión guía la configuración que permita tu edición de Zoho.
Después de responder puede quedar pendiente revisar una propuesta, confirmar una fecha o pedir un dato. Elegimos cómo registrar ese compromiso y quién debe cumplirlo. Así, el siguiente comercial puede continuar el trabajo sin reconstruir toda la conversación.
En este ejemplo, un cliente con una propuesta abierta pregunta por WhatsApp si el servicio puede cubrir una segunda sede.
El recorrido propuesto ayuda al equipo a reconocer al contacto y localizar su contexto comercial, con las funciones confirmadas durante el análisis.
El comercial registra qué sede se añade y quién revisará la propuesta. Probamos cómo encontrará esa tarea otro compañero si recibe el siguiente mensaje.
Revisamos estos puntos antes de definir el alcance, el presupuesto y la puesta en marcha.
Identificamos la edición de Zoho CRM y los permisos de las personas que atenderán las consultas. Si el soporte ya se gestiona en Zoho Desk, delimitamos qué mensajes corresponden a cada equipo. Cualquier conexión entre aplicaciones se describe expresamente en la propuesta.
Comprobamos quién administra la cuenta empresarial, qué accesos existen y dónde se utiliza el número. Antes de activar un canal, acordamos qué actividad podría verse afectada y cómo se atenderán las consultas durante el cambio.
Documentamos los campos utilizados para localizar leads o contactos y el responsable esperado en cada caso. Los registros incompletos y las coincidencias dudosas forman parte de la revisión. La importación de mensajes antiguos se estudia como un alcance separado.
Empezamos por un flujo concreto, lo validamos con tu equipo y documentamos cómo mantenerlo. El alcance se adapta a tu configuración.
Analizar mi integraciónRevisamos cómo llega la consulta, quién la atiende y qué información necesita. Elegimos un primer caso de uso y cómo medirlo.
Comprobamos licencias, número, permisos y campos. Definimos plantillas, reglas de asignación y qué hacer si una operación falla.
Validamos mensajes, registros y seguimiento con casos de prueba. Ajustamos el flujo antes de usarlo con clientes.
Entregamos la configuración documentada y formamos a los responsables. Acordamos el soporte y la revisión de resultados.
Acordamos con ventas cómo resolver la coincidencia antes de configurar la asignación. Las pruebas incluyen registros repetidos, contactos incompletos y consultas nuevas. Según las funciones del canal, definimos qué comprobaciones pueden automatizarse y cuáles debe resolver una persona.
Partimos del reparto de trabajo que ya tiene tu empresa: qué preguntas atiende soporte y cuáles necesitan seguimiento comercial en Zoho CRM. Definimos quién acepta una derivación y qué información debe acompañarla. Si hace falta conectar ambas aplicaciones, verificamos esa posibilidad y presupuestamos el alcance específico.
Seguimos una consulta de prueba hasta su siguiente acción: ficha localizada, responsable asignado, respuesta y tarea pendiente. Incluimos una segunda consulta del mismo contacto y la ausencia del comercial habitual. La revisión permite acordar cómo recuperar el trabajo si falta un dato o falla una operación.
Entregamos el mapa de campos, los criterios de asignación acordados y los casos utilizados en las pruebas. Indicamos qué decisiones siguen en manos del equipo y qué funciones se han configurado. El historial anterior, las licencias y el acompañamiento posterior se detallan por separado para que el alcance sea comprobable.
Indícanos tu CRM o ERP, el plan o versión y qué proceso quieres conectar con WhatsApp. Revisaremos el punto de partida y los siguientes pasos.